FAQs: Häufig gestellte Fragen zur Offline Diktiersoftware Voice Pro Dictate

Aktuelles
Kostenloses Versionsupdate auf 25.3.xxxx für Voice Pro Dictate Kunden mit Kaufbeleg aus 2024 und 2025 

• • der Erkennungsleistung (Neues akustisches Modell, neues Sprachmodell)
  • der Sprachbefehle (Erkennungsoptimierung der Sprachbefehle, neuer Sprachbefehl „Diktat Ende“)
  • der Ressourcenverwaltung (Neue Speicherkontrolle beim Starten und Beenden von Programmkomponenten)

FAQs

• 1. Allgemeine Informationen
• 2. Installation
• 3. Aktivierung
• 4. Fehlermeldungen oder Fehlverhalten 
• 5. Richtiges Diktieren und Mikrofonpositionierung
• 6. Systemanforderungen
• 5. Referenzkarte Sprachbefehle Voice Pro Dictate

1.1. Kann Voice Pro Dictate auf einem Rechner ohne Internetverbindung eingesetzt werden? 

Ja! Voice Pro Dictate ist eine lokale Desktopanwendung, die zu 100% offline arbeitet. Die Spracherkennung erfolgt direkt auf dem Rechner. Es ist keine Internetverbindung erforderlich.

1.2. Was muss ich bei der Auswahl des Mikrofons beachten? Welches Mikrofon ist geeignet?

Bei der Mikrofonauswahl sollten Sie darauf achten, dass das Mikrofon als für Spracherkennung geeignet ausgewiesen ist, d.h. dass es Noise Cancelling besitzt. Damit werden störende Hintergrundgeräusche bei der Aufnahme ausgefiltert. Ansonsten achten Sie bei der Auswahl darauf, dass Ihnen der Tragekomfort zusagt.

1.3. Fußschalter mit Voice Pro Dictate Funktionen belegen

Wenn Sie über einen konfigurierbaren Fußschalter verfügen, können Sie dessen Tasten mit den Voice Pro Dictate Tastenkombinationen belegen. Beispielsweise, um die Wiedergabefunktionen bequem per Fußschalter zu steuern.

Dazu muss der Fußschalter individuell konfigurierbar sein. Legen Sie in der Konfigurationseinheit Ihres verwendeten Fußschalters die benötigten Funktionen fest. In Voice Pro Dictate ist das Tastaturkürzel für die Wiedergabe standardmäßig ALT + 2. Alle Tastaturkürzel finden Sie im Handbuch, Kapitel 13.1.

1.4. Welche Fachbereiche stehen in Voice Pro Dictate zur Auswahl?

Je nach Auswahl des Fachvokabulars im Menü „Einstellungen“ steht Ihnen ein allgemeines Vokabular inklusive Technik (Allgemein) zur Verfügung oder eine Erweiterung für die Fachbereiche Jura und Medizin. Die Themengebiete Medizin und Jura unterscheiden sich vom Themengebiet Allgemein durch die speziell auf den jeweiligen Fachbereich angepassten Vokabulare und Abkürzungslisten. Neben dem Vokabular für allgemeines Diktieren wird bei der Spracherkennung dann jeweils ein umfassendes juristisches bzw. medizinisches Fachvokabular herangezogen.
Bei Auswahl von „Keine“ werden keine Abkürzungslisten verwendet.

1.5. In welcher Sprache steht die Spracherkennung von Voice Pro Dictate zur Verfügung?

Unsere Diktiersoftware Voice Pro Dictate unterstützt die Sprache Deutsch.
Hinweis: Sofern Sie eine Spracherkennung für weitere Sprachen suchen (insbesondere für die Verschriftung von Aufnahmen in Spontansprache): Unsere Transkriptionssoftware Voice Pro Transcription unterstützt mehr als 50 Sprachen.

2.1. Vorbereitung der Installation

Bitte beachten Sie, dass Sie zur Installation von Voice Pro Dictate als Administrator am Rechner angemeldet sein müssen.
Stellen Sie sicher, dass Antivirenschutzprogramme und Firewall keine für die Installation erforderlichen Prozesse blockieren.
Speichern Sie Ihre Dokumente und schließen Sie alle anderen Anwendungen, bevor Sie die Installation starten.
Prüfen Sie, dass Ihr Rechner die Systemmindestvoraussetzungen erfüllt.

2.2. Installation durchführen

a) Bitte stellen Sie sicher, dass die erforderlichen Microsoft C++ Redistributables 2022 für x86 und x64 auf Ihrem Rechner installiert sind.
Bitte überprüfen Sie dies auf Ihrem Rechner unter „Installierte Apps“ (Windows 11) bzw. „Programme und Features“ (Windows 10).
Falls die Microsoft C++ Redistributables 2022 noch nicht installiert sein sollten:
Bitte laden Sie diese von der folgenden Microsoft Seite herunter und installieren Sie diese vor der Installation von Voice Pro Dictate:
https://learn.microsoft.com/de-DE/cpp/windows/latest-supported-vc-redist?view=msvc-170
Direkte Downloadlinks:
https://aka.ms/vs/17/release/vc_redist.x86.exe
https://aka.ms/vs/17/release/vc_redist.x64.exe

b) Bitte laden Sie die Voice Pro Dictate ISO-Datei (Datenträgerimagedatei) über den Link herunter, den Sie von Ihrem Online-Händler nach dem Kauf erhalten haben und speichern Sie diese auf Ihrem Rechner. Die ISO-Datei ist eine exakte Kopie eines CD/DVD-Datenträgers, der alle notwendigen Dateien für die Installation beinhaltet. Bei Doppelklick auf die ISO-Datei wird eine virtuelle DVD gemountet (bereitgestellt) und im Datei Explorer geöffnet. Bitte bestätigen Sie das Öffnen der ISO-Datei, nachdem Sie den Dateinamen überprüft haben: VoiceProDictate_de.iso
Nach der Bestätigung wird ein neues DVD-Laufwerk angelegt mit dem Inhalt der ISO-Datei. Starten Sie die Installation durch einen Doppelklick auf die Datei VoiceProDictate_de.msi, bzw. VoiceProDictate_de (Windows Installer-Paket).
Folgen Sie anschließend den Anweisungen des Installationsprogramms und warten Sie, bis Sie die Meldung erhalten, dass die Installation vollständig abgeschlossen wurde.

WICHTIG:  Vor dem Starten der Anwendung, werfen Sie bitte den virtuellen Datenträger wieder aus, um den dafür reservierten Speicher wieder freizugeben.  Klicken Sie dafür im Datei Explorer mit der rechten Maustaste auf das für die Installation erzeugte virtuelle DVD-Laufwerk und wählen Sie im Popup-Menü den Befehl „Auswerfen“.

3.1. Wie lange habe ich Zeit die Aktivierung durchzuführen?

Voice Pro Dictate kann bis zu 30 Tage nach der Erstinstallation auf dem Rechner verwendet werden, ohne die Aktivierung durchführen zu müssen.
Um die Software auch anschließend weiter verwenden zu können, muss die Software mittels Aktivierung Ihres Lizenzschlüssels freigeschaltet werden.

3.2. Wo finde ich den Lizenzschlüssel?

Sie erhalten Ihren 25-stelligen Lizenzschlüssel nach dem Kauf der Software per Mail direkt von Ihrem Händler. Sollten Sie keine Mail erhalten haben, prüfen Sie bitte in Ihrem Spam-Ordner, ob die Mail möglicherweise versehentlich als Spam kategorisiert wurde.

3.3. Wie kann ich aktivieren, wenn der Rechner nicht mit dem Internet verbunden ist? 

Wenn Ihr Rechner über keine Internetverbindung verfügt, können Sie den Freischaltcode über einen beliebigen anderen Rechner erzeugen lassen und tragen diesen dann manuell im Aktivierungsdialog von Voice Pro ein. Wählen Sie in diesem Fall die Option der manuellen Aktivierung aus. Das Handbuch beschreibt die einzelnen Schritte ausführlich in Kapitel 4.2

4.1. Das Spracherkennungsmodell kann nicht geladen werden

Sollten Ihnen die Meldung „Erkennungsmodell kann nicht geladen werden“ angezeigt werden, prüfen Sie bitte folgende Punkte:

a) Stehen auf Ihrem Rechner ausreichend Systemressourcen, insbesondere Arbeitsspeicher zur Verfügung? Insbesondere dann, wenn andere speicherintensive Anwendungen eingesetzt werden. Die Systemmindestanforderungen sind 16 GB RAM.
Stellen Sie sicher, dass das virtuelle DVD-Laufwerk nach der Installation ausgeworfen wurde und keinen Speicherplatz mehr belegt. Klicken Sie dafür im Datei Explorer mit der rechten Maustaste auf das für die Installation erzeugte virtuelle DVD-Laufwerk und wählen Sie im Popup-Menü den Befehl „Auswerfen“.
Beenden Sie alle nicht benötigten Anwendungen und starten Sie Voice Pro Dictate erneut.

b) Sind auf Ihrem Rechner alle erforderlichen Microsoft C++ Redistributables installiert? Die Anleitung für deren manuelle Installation finden Sie in der folgenden FAQ 4.2.

c) Stellen Sie sicher, dass Ihre Sicherheitsanwendungen wie Firewall und Antivirus keine Prozesse oder Verzeichnisse blockieren, die Voice Pro Dictate verwendet.
Dies gilt auch für die Dauer der Installation! Im Zweifel führen Sie eine Deinstallation von Voice Pro Dictate durch, prüfen Sie die Sicherheitseinstellungen und starten Sie anschließend erneut die Installation.

4.2. Die Benutzeroberfläche kann nicht vollständig aufgebaut werden

Beispielsweise:
Es fehlt der Button „Diktieren“,
es stehen keine Fachvokabulare zur Auswahl,
das Mikrofon kann nicht eingerichtet werden oder
der Aktivierungsdialog poppt auf, obwohl der Status „aktiviert“ anzeigt

4.3. Die Programmoberfläche baut sich nicht mehr vollständig auf und beendet sich wieder. Zuvor hatte es funktioniert.

Löschen Sie bitte im Voice Pro Dictate Benutzer-Ordner unter:  „Persönlicher Ordner > AppData > Roaming > Linguatec > Voice Pro Dictate“ alle vorhandenen xml-Dateien (z.B. Options.xml, FormatOptions_de.xml) sowie den Ordner  Layout.
Die beschriebenen XML-Dateien und der Ordner Layout enthalten die jeweils aktuellen Settings der Konfiguration und werden beim Start von Voice Pro Dictate automatisch wieder neu angelegt, wenn Sie gelöscht werden. Sie können kaputt gehen, wenn z.B. das System korrupte Daten schreibt oder es zu einem Engine-Crash kommt.

4.4. Die Audiowiedergabe ist in Voice Pro Dictate sehr leise oder stumm, obwohl die Lautsprecherlautstärke korrekt eingestellt ist und in anderen Anwendungen funktioniert

Ab Windows 10 kann die Wiedergabelautstärke für einzelne Anwendungen separat gesteuert werden.
Bitte starten Sie Voice Pro Dictate und klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Lautsprechersymbol am rechten Rand der Taskleiste Ihres PCs. Klicken Sie auf den Eintrag „Lautstärkemixer öffnen“. Alternativ können Sie auch in die Systemsteuerung wechseln (Anzeigeeinstellung: „Kategorie“) – Hardware und Sound – Systemlautstärke anpassen. Es öffnet sich der Lautstärkemixer. In der Rubrik „Anwendungen“ sollte „Voice Pro Dictate“ gelistet sein. Prüfen Sie, dass der Schieberegler nicht zu niedrig eingestellt ist.

Überprüfen Sie, dass auf Ihrem Rechner die Wiedergabe von Audiodateien möglich ist. Bitte überprüfen Sie, dass in der Systemsteuerung im Bereich der Windows-Features die „MedienFeatures“ und der „Windows Media Player“ aktiviert sind.

Richtiges Diktieren und korrekte Mikrofonpositionierung

Diktieren:

Achten Sie beim Diktieren auf eine deutliche und klare Aussprache, vermeiden Sie aber übertriebenes Betonen und eine allzu langsame Sprechweise. Reden Sie flüssig und natürlich. Ändern Sie nicht unnötigerweise Lautstärke oder Tonhöhe. Vermeiden Sie Nebengeräusche.

Diktieren Sie die Wörter nicht einzeln, sondern im Kontext von längeren Textpassagen entsprechend der inhaltlichen Zusammenhänge. Damit können Mehrdeutigkeiten zuverlässiger erkannt und Erkennungsfehler vermieden werden.

Konzentrieren Sie sich nicht auf den erkannten Text, der auf dem Bildschirm angezeigt wird, sondern auf den Inhalt Ihres Diktates. Versuchen Sie, Ihre Sätze schon vor dem Diktieren im Kopf zu formulieren. Das erleichtert eine geeignete Phrasierung Ihres Diktates.

Vermeiden Sie unnötige Pausen und warten Sie nicht ab, bis jedes einzelne Wort auf dem Bildschirm erscheint. Ansonsten wartet auch die Spracherkennung mit der Lieferung des Erkennungsergebnisses, da sie davon ausgeht, dass möglicherweise noch etwas diktiert wird, das hilfreich sein könnte, um das Wort korrekt zu erkennen und fertig zu schreiben.

Voice Pro Dictate kann nur das in Text umsetzen, was gesprochen wurde.  Denken Sie daher daran, die Satzzeichen zu diktieren.
Beispielsweise: „Wie geht es Ihnen FRAGEZEICHEN“
Eine Liste der unterstützten Sprachbefehle finden Sie im Handbuch oder als Referenzkarte hier.

Voice Pro Dictate kann nur das erkennen, was im Vokabular vorhanden ist. Neue und unbekannte Wörter müssen dem System beigebracht werden.

Optimale Mikrofonpositionierung:

Die richtige Positionierung des Mikrofons trägt entscheidend dazu bei, die Erkennungsrate zu optimieren.
– Positionieren Sie das Mikrofon seitlich und etwa 2,5 cm von Ihrem Mund entfernt.
– Vermeiden Sie Atemgeräusche – atmen Sie nicht direkt in das Mikrofon.

Pegelanzeige in Voice Pro Dictate:

Wenn Sie in das Mikrofon sprechen, sollte sich die Pegelanzeige hauptsächlich im grünen Bereich bewegen.
Vergewissern Sie sich, dass die Stummschaltung nicht aktiviert ist.
Stellen Sie sicher, dass das Mikrofon, in welches Sie diktieren, in der jeweiligen Voice Pro Dictate Anwendung (d.h. im Editor, in Voice Pro Dictate Direct oder im Office-Plugin) als Mikrofon ausgewählt wurde.

Während eines Diktates ist Folgendes zu beachten:

– Headsets / Mikrofone weder aus- noch einstecken oder wechseln.
– USB-Sticks oder sonstige externe Geräte weder aus- noch einstecken oder wechseln.
– Lautstärke/ Soundeinstellungen nicht verändern.

Verwenden Sie für Spracherkennung geeignete Mikrofone mit Noise Cancelling. Diese filtern Störgeräusche.

Betriebssystem: Windows 11, 10 – mit aktuellen Windows-Updates
Freier Festplattenspeicher: 8 GB (16 GB während der Installation)
Arbeitsspeicher: ab 16 GB RAM
CPU (nicht älter als 10 Jahre) mit Unterstützung von AVX2
Plugins stehen für folgende MS-Office-Anwendungen zur Verfügung:
Microsoft Word (365, 2021, 2019, 2016 oder 2013)
Microsoft Outlook (365, 2021, 2019, 2016 oder 2013)

WICHTIG:
Im Falle einer Installation unter Windows 10 oder Windows Server müssen die
Microsoft C++ Redistributables 2022 vor der Installation von Voice Pro Dictate manuell installiert werden.
Der Downloadlink steht auf dieser Microsoft-Seite zur Verfügung:
https://learn.microsoft.com/de-DE/cpp/windows/latest-supported-vc-redist?view=msvc-170